“Se non hai tempo per leggere questo articolo…leggilo due volte”
L’oggetto di questo articolo nasce per ricordare a se stessi, ai propri collaboratori o colleghi cosa significhi davvero saper gestire il proprio tempo.
Se sei davvero pronto, possiamo partire con il primo passo che ritengo importante: imparare a gestire se stessi per gestire il proprio tempo; per cui se stai leggendo questo articolo, hai deciso di prenderti del tempo per te, e fare di questo tempo a disposizione, un momento di riflessione e studio personale.
“Fermati. Respira. Ora pensa a come gestisci il tuo tempo. Prenditi tutto il tempo necessario, sii onesto con te stesso e fai chiarezza su come vivi le tue giornate. Per quanto mi riguarda, ci lavoro ogni giorno e so che posso sicuramente migliorare.”
Dicono che ci siano due stili per organizzare la propria giornata di lavoro: quello del manager e quello del maker (i maker sono appassionati di tecnologia, educatori, pensatori, inventori, ingegneri, autori, artisti, studenti, chef, artigiani 2.0, insomma tutti coloro che creano e affascinano con la forza delle proprie idee. Sono persone che, con un forte approccio innovativo, creano prodotti per avvicinare la nostra società a un futuro più semplice e divertente).
“Struttura il tuo successo” è una rubrica realizzata in collaborazione con il Team di Davide Paccassoni.
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Iniziamo con la giornata del manager, divisa probabilmente in intervalli di 30 minuti. Il manager “gioca” cercando di incastrare gli impegni per riempire gli spazi vuoti della sua agenda che rigorosamente è sempre piena e fuori controllo.
La giornata del maker è differente. Il maker ha bisogno di creare, costruire e fare. Ma soprattutto, ha bisogno di pensare, si crea i suoi blocchi di tempo che ritiene utili per sviluppare ciò di cui ha veramente bisogno.
Quello su cui vorrei focalizzarmi è su come gestire al meglio il nostro tempo, su quali azioni attuare e su come evitare le solite e banali scuse (alibi) di cui ormai ne parliamo continuamente e ne siamo completamente pervasi.
Quindi, se vogliamo davvero essere EFFICACI gestendo noi stessi ed evitando di farci trascinare dagli eventi, sai, come dobbiamo lavorare? Dobbiamo lavorare come maker.
FARE – CREARE – COSTRUIRE
Entra in modalità Maker! Si hai letto bene, immergersi in questo articolo significa iniziare ad indossare i vestiti del Maker, iniziare a creare, a costruire e ad agire!
Durante le sessioni di coaching capita di parlare molto, di condividere idee e raccontare di se stessi (specialmente il coachee o cliente), si passa anche in alcune fase di creazione, altre volte si costruisce, ma la cosa più determinante e che conduce al successo è la parte attiva, il fare, le azioni, bisogna necessariamente passare all’azione; molti lo fanno, pochi non riescono e fuggono utilizzando alibi, scuse, oppure hanno davvero una gestione del proprio tempo errata.
Iniziare quindi, scomponendo la propria quotidianità nella fase di creazione, poi della costruzione ed infine dell’azione, può diventare un primo metodo di progressione verso la chiarezza di intenti e la protezione di se stessi e del proprio prezioso tempo.
PROTEGGI IL TUO TEMPO
Entriamo più nel dettaglio di queste 3 fasi e per farlo devi iniziare ad essere determinato a difendere il tuo tempo. Devi fare spazio da subito nella tua agenda e farlo dando appunto spazio a questi blocchi di tempo per pensare e creare.
Ora ti spiego perché è così importante, riportandoti un recente studio di un esperimento fatto su un gruppo di volontari:
- ad un primo gruppo di volontari è stato chiesto di allenarsi una volta a settimana. Al termine dell’esperimento il 29% si è davvero allenato.
- Ad un secondo gruppo è stata fatta la stessa richiesta, fornendo però ai partecipanti informazioni più dettagliate sul perché allenarsi è importante per la salute. Il 39% dei partecipanti si è allenato.
- Al terzo gruppo infine è stato chiesto di decidere dove allenarsi, in quale giorno della settimana e a che ora. Il 91% ha portato a termine l’allenamento settimanale.
Cosa fa emergere questo esperimento? Che se siamo noi a decidere, decidere adesso e farlo subito, attraverso un piano costruito e ben definito, siamo più propensi ad essere coerenti con noi stessi e quindi a portare a termine una “promessa” fatta, evitando alibi, scuse e procrastinazione.
QUANDO, DOVE e a QUALI attività dedicherai il tuo tempo. Solo così rispetterai il tuo impegno.
Reclama questo tempo, proteggi te stesso riconoscendo le interferenze che ogni giorno ti rallentano fisicamente e mentalmente, pianifica le tue giornate iniziando con il riportare su carta quali attività intendi portare avanti fino alla fine, quando lo vorresti fare, dove e in che tempi. Fai questo esercizio la sera, prima di lasciare l’ufficio, il tuo spazio di lavoro, così facendo il tuo cervello magicamente si alleggerirà, perchè hai già pianificato il giorno successo dando ogni dettaglio alle tue attività ed è come se chiudessi la porta del cervello legata al lavoro e aprissi quella del tempo dedicato alla famiglia, amici e relax.
Il tempo non può essere gestito, ma tu si.
Usalo per Crescere e Migliorare te STESSO.
Il tempo che riservi a te stesso conta.
Il tuo lavoro conta.
La qualità del tuo tempo conta.
ORGANIZZA LA TUA SETTIMANA
Ora che abbiamo fatto più chiarezza sul fatto che il tempo dipende da noi e non il contrario, siamo pronti per organizzare con più semplicità e praticità la settimana lavorativa, farlo con più consapevolezza e sicuramente anche con un tocco di “professionalità” in più.
Tra i tanti stratagemmi, quello che trovo più efficace in termini di risultati e che utilizzo da anni su di me e per chi si affida a me, è la pianificazione quotidiana degli obiettivi.
Immagina la tua giornata lavorativa come entrare in un supermercato per fare la spesa; sicuramente ti è capitato almeno una volta nella vita di fare la spesa e ci sono 4 modi per farlo:
- Entrare senza nessuna lista della spesa
- Entrare con la lista della spesa delle cose che non voglio
- Entra con la lista della spesa delle cose che voglio
- Entrare con la lista della spesa delle cose che voglio messe in ordine di reparto
Il primo punto è quello più pratico, ma anche quello che, in termini di tempo, è il meno efficiente ed efficace, perché può capitare di metterci più tempo del solito e magari torniamo a casa anche con prodotti di cui non ne abbiamo bisogno.
Il secondo punto può apparire strano perché mai utilizzata come lista per fare la spesa, ma capita di farlo per la nostra vita, cioè siamo più propensi a fare la lista delle cose che non vogliamo (non voglio più l’ansia, non voglio più lavorare in questo posto, non voglio più quel tipo di persone nella mia vita, ecc…) piuttosto che di ciò che desideriamo ardentemente e tornando all’esempio della spesa, cosa può accadere se entriamo in un supermercato sapendo cosa non vogliamo senza sapere invece di cosa abbiamo bisogno?
Il terzo punto è forse la strada più battuta, cioè fare la classica to do list della spesa e tornare a casa contenti di ciò che abbiamo preso e del tempo che ci abbiamo messo, sicuramente più rapidi e decisi.
Il quarto punto è quello più affascinante, perché oltre a fare una to do list della spesa, andiamo ad inserire in ordine di reparti i prodotti da comprare; cosa significa questo? Che eviteremo di trovarci quasi alla cassa e dover tornare indietro perchè l’ultimo prodotto da prendere si trova nel reparto frutteria, che quasi sicuramente si trova sempre all’ingresso del supermercato.
È ora più chiaro l’esempio che voglio portarti? Se nella nostra giornata scriviamo le attività che vogliamo svolgere, le metto in ordine di priorità, le tempifico e gli do un luogo di sviluppo, è tutto più lucido e rapido o no?
Non è mia intenzione spaventarti ne tanto meno far passare il messaggio che, dobbiamo assolutamente sposare il 4° punto (quello senza dubbio più efficace), ma iniziare con il 3° è già un primo passo per imparare a gestire se stessi con l’intenzione chiara di gestire il tempo che abbiamo a disposizione.
QUALI SONO I BENEFICI
Ti elenco con semplicità quali benefici ne trarrai iniziando a sposare da subito questo metodo di gestione delle tua giornata lavorativa:
- avrai uno schema di lavoro con i tempi ben definiti
- potrai “sottolineare” gli impegni più importanti
- eviti lo spreco di energie mentali per ricordare che devi ad esempio fare la spesa, pagare una bolletta, ecc…
- riuscirai ad interrogarti con facilità sui compiti da svolgere durante il giorno
- avrai modo di notare i tuoi risultati e premiare gli obiettivi raggiunti
Quindi?
Più gratificazione e qualità di vita!
Voglio concludere questo messaggio con una sfida: ritagliati ora i tuoi blocchi di tempo per le attività di maker. Io l’ho già fatto e ti chiedo di rispettarli. Io farò altrettanto.
Ho lavorato per oltre 20 anni come collaboratore in azienda e conosco perfettamente certe dinamiche che potrebbero demoralizzarti o farti mollare la presa. I nostri spazi di manovra sono spesso limitati, cose che a volte non dipendono da noi e la sensazione di non avere il controllo del nostro tempo è frustrante e deprimente, ma questo non significa che non possiamo fare qualcosa.
Come da sottotitolo, ora puoi fare due cose:
- Rileggerlo tutto di nuovo dedicando un altro tempo prezioso alla tua crescita personale
- Oppure inoltrarlo a chi sai che avrebbe bisogno di leggerlo, sposandone subito la filosofia di gestione del tempo.
