Se ci pensiamo un momento, rappresenta un bene assolutamente unico, perché non può essere né aumentato, né acquistato. Nessuno di noi riuscirà in alcun modo ad allungare la propria vita di un solo secondo oltre quello che gli sarà concesso di vivere. Nessuno di noi riuscirà neanche ad allungare di un solo secondo la propria giornata oltre le ventiquattro ore canoniche che tutti abbiamo a disposizione.
Non rimane, dunque, che utilizzare al meglio il tempo che abbiamo.
È interessante iniziare da una considerazione che non può certo essere messa in secondo piano: il tempo, inteso come struttura settimanale che si ripete, è una risorsa assolutamente democratica.
Davanti al tempo, infatti, siamo tutti uguali, perché tutti possiamo contare sullo stesso numero di ore e di minuti all’interno della giornata, dei quali dispone qualsiasi altra persona.
A differenza del denaro, ad esempio, che può variare in base alla nostra situazione economica, il tempo è immutato per ciascuno di noi.
Di fronte alle grandi sfide che ci prefiggiamo nella vita, quindi, non c’è alcuna scusa che possa tenere quando ci lamentiamo di non avere abbastanza tempo, perché tutti ne abbiamo la stessa quantità a disposizione. Se altri sono riusciti nel nostro intento, pertanto, è compito nostro capire come sfruttare a dovere tutti i momenti della giornata per far sì che possano rendere al massimo delle loro, e delle nostre, potenzialità.
Cos’è allora che fa davvero la differenza nella gestione del tempo?
L’organizzazione è senza dubbio un fattore determinante.
Così come nella vita non si può improvvisare, anche quando affrontiamo le nostre giornate non possiamo inseguire o arrangiare il planning dei nostri impegni.
Quello che siamo chiamati a fare, è delineare uno schema ben chiaro dei momenti di lavoro, nonché di quelli di svago, che devono alternarsi all’interno della nostra giornata.
Soprattutto, è fondamentale pianificare le nostre attività, per seguire un filo logico che ci porti a concludere i nostri compiti, senza lasciarci con la perenne sensazione di incompiutezza: questa, infatti, è una delle prime cause di ansia e di frustrazione, che possono influire non solo sul nostro umore, ma anche sulla nostra capacità di relazionarci con gli altri.
Avere sempre nella lista delle cose da fare, dei compiti che non siamo riusciti a svolgere per mancanza di tempo, è il motivo per il quale il nostro riposo e il nostro divertimento possono risultare alterati: non riuscire a concludere le nostre attività ci crea frustrazione, tristezza e depressione, oltre che incentivare la procrastinazione.
Vi suggerisco, quindi, un metodo molto efficace, sviluppato dal generale e presidente statunitense Dwight D. Eisenhower, che può essere di grande aiuto nella pianificazione dei nostri compiti.
Tutto nasce da questa sua affermazione:
Ciò che è importante raramente è urgente, e ciò che è urgente raramente è importante.
Questo metodo, che prende il nome di “Matrice di Eisenhower”, e serve a ordinare le priorità separando ciò che è urgente da ciò che è superfluo, classificando le attività giornaliere in base al loro grado di urgenza e di importanza.
È opportuno precisare che il concetto di importanza è assolutamente soggettivo, perché ciò che è importante per noi può non esserlo per qualcun altro, e viceversa.
Inoltre, ciò che è importante oggi potrebbe non esserlo più in un prossimo futuro, poiché lo scorrere del tempo fa evolvere anche i nostri concetti di priorità.
Ciò che è urgente, invece, è oggettivo, e dipende unicamente dalla variabile del tempo: va applicato, quindi, a tutte quelle attività che richiedono attenzione immediata, o tutt’al più a brevissima scadenza.
Combinando quindi l’importante con l’urgente si avranno quattro classi di attività: quelle importanti e urgenti, che non possono essere delegate e hanno precedenza su tutte le altre; quelle importanti ma non urgenti, che devono essere svolte, ma possono essere rimandate ad un secondo momento; quelle non importanti ma urgenti, che devono esser fatte subito ma che possiamo affidare a qualcuno di nostra fiducia perché le affronti tempestivamente; e infine quelle non importanti e non urgenti che sono azioni superflue che non devono essere né svolte e né delegate.
È importante capire come quest’ultima categoria abbia un aspetto fondamentale all’interno della corretta gestione del nostro tempo e delle nostre energie, perché lo svolgimento di attività non importanti e non urgenti è assolutamente controproducente, nella ricerca della miglior applicazione delle nostre risorse.
Una volta definite le priorità, si potranno poi pianificare la sequenze delle nostre attività all’interno di ogni singola giornata che compone la nostra settimana. È importante ricordare come non tutto il tempo debba essere impegnato nelle nostre attività lavorative, ma come dobbiamo essere in grado di dedicare ogni giorno del tempo a noi stessi per svagarci e rigenerarci.
A tal proposito mi sento di consigliarvi un metodo estremamente efficace, che ho applicato direttamente alla mia vita, e che da quando utilizzo ha saputo aiutarmi a raggiungere risultati sempre più importanti: si tratta della “tecnica del pomodoro”, un metodo sviluppato da Francesco Cirillo, che consente di diventare immediatamente operativi, aiutando a mettere a frutto il tempo senza dispersioni.
Ma di cosa si tratta?
La tecnica si articola in 6 fasi: per prima cosa bisogna scegliere un compito sul quale lavorare, bisogna poi segnarlo sulla nostra agenda e programmare un timer su 25 minuti. Si chiama “tecnica del pomodoro” perché come timer è possibile utilizzare un contaminuti da cucina, che il più delle volte hanno proprio la forma di un pomodoro. È importante concentrarsi sul compito scelto per tutti i 25 minuti, poiché quando il timer suona bisogna interrompere immediatamente la propria attività, e prendersi una pausa di 5 minuti esatti.
Durante la pausa bisogna dimenticare totalmente il lavoro, dedicandosi a qualcosa di rilassante, come bere un bicchiere d’acqua, fare dello stretching, camminare o parlare con qualcuno.
Tutto ciò darà modo al cervello di rigenerarsi, tornando prontamente in azione per la successiva fase di 25 minuti.
Ricorda: l’estate è uno dei momenti migliori per studiare e iniziare ad applicare nuove tecniche di pianificazione e gestione del tempo.
Se anche tu vorresti utilizzare meglio il tempo a tua disposizione, ti invito a leggere il mio ultimo libro “Come migliorarsi per essere più felici” edito dalla Lab DFG, nel quale ho approfondito tutti gli aspetti dei quali si deve tener conto quando si vuole potenziare la propria gestione del tempo.
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